ई-मेल लेखन | Email Writing Class 10 Format, Types and Examples of Email Eriting in Hindi

 

 

Email Writing in Hindi

 

ई-मेल क्या है ? | What is Email

ई-मेल का मतलब होता है इलेक्ट्रॉनिक मेल। इंटरनेट के माध्यम से, हम कुछ ही मिनटों में जानकारी दे सकते हैं। आज की दुनिया में, ई-मेल संचार का सबसे सामान्य रूप है। आज शायद ही कोई कंप्यूटर यूजर होगा, जो ई-मेल का उपयोग न करता हो। ई-मेल लेखन हमें तुरंत समाधान पाने में मदद करता है। ई-मेल लेखन में इलेक्ट्रॉनिक संचार प्रणाली पर संदेश लिखना, भेजना, संग्रह करना और प्राप्त करना शामिल है।
 
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ई-मेल के प्रकार  – Types of Email

ई-मेल तीन प्रकार की होती है :

Semi-Formal email (अर्द्ध औपचारिक ई-मेल)

Formal email (औपचारिक ईमेल)

Informal email (अनौपचारिक ईमेल)

 

(1) Semi – Formal Email (अर्द्ध औपचारिक ई-मेल) : किसी सहपाठी या साथ में काम करने वाले, के लिए किसी विषय के अंतर्गत लिखा गया ई-मेल इस श्रेणी में आता है। उपयोग की जाने वाली भाषा सरल, मित्रवत और आकर्षण वाली होती है। शील और मर्यादा को बनाए रखना होता है।

 

(2) Formal Email (औपचारिक ई-मेल) : मान लीजिए कि हम किसी भी प्रकार के व्यापारिक वार्तालाप के लिए एक ई-मेल लिख रहे हैं या रचना कर रहे हैं। यह औपचारिक ई-मेल की श्रेणी में आएगा। औपचारिक ई-मेल लेखन कंपनियों, सरकारी विभागों, स्कूल प्राधिकरणों या किसी अन्य अधिकारियों को लिखा गया ई-मेल होगा।

 

(3) Informal Email (अनौपचारिक ई-मेल) : किसी भी रिश्तेदार , परिवार या दोस्तों को एक अनौपचारिक ई- मेल लिखा जाता है। अनौपचारिक ई-मेल लेखन के लिए कोई विशेष नियम नहीं हैं। एक व्यक्ति अपनी पसंद की किसी भी भाषा का उपयोग कर सकता है।

 

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औपचारिक ई-मेल लिखते समय किन-किन बातों का ध्यान रखना चाहिए

ई-मेल का विषय स्पष्ट होना चाहिए : – ई-मेल को लिखते समय उसका विषय स्पष्ट रखा जाना चाहिए क्योंकि जिस कार्य के लिए आप ई-मेल लिख रहे हैं या जो मेल में लिखा हुआ है , उसके बारे में विषय में ही पता लग जाए अथवा ई-मेल किस बारे में है , इसकी जानकारी विषय से ही हो जानी चाहिए। आपकी ई-मेल का विषय आकर्षक होगा तो मेल प्राप्त करने वाले व्यक्ति को आपके काम की गंभीरता के बारे में पता चलेगा।

 

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औपचारिक ई-मेल पता लिखें : – आप किसी कंपनी के लिए काम कर रहे हैं तो उस कंपनी के ई-मेल पते का प्रयोग करें। किसी भी कंपनी के लिए या कोई भी औपचारिक कार्य के लिए औपचारिक ई-मेल का ही प्रयोग करें व इस बात का ध्यान अवश्य रखें कि मेल करते समय आप अपने या कंपनी के नाम का ही प्रयोग करें जिससे मेल प्राप्त करने वाले व्यक्ति को समझ में आ सके कि मेल किसके द्वारा भेजा गया है।

 

अल्प शब्दों को लिखने से बचें : – जब भी आप कोई औपचारिक ई-मेल लिख रहे हैं तो अल्प शब्दों को ( शॉर्ट फॉर्म) लिखने से बचना चाहिए क्योंकि अल्प शब्द ई-मेल पढ़ने वाले पर आपका गलत प्रभाव डाल सकता है। अल्प शब्दों का प्रयोग करने से ई-मेल पढ़ने वाले को लग सकता है कि आप कार्य को लेकर ज्यादा गंभीर नहीं है या फिर आप के द्वारा लिखे गए अल्प शब्दों का वह गलत मतलब भी समझ सकता है।

 

उदाहरण के लिए : – आप लिखना Please Find Attachment चाहते हैं उसे PFA मत लिखिए।

 

कोई भी टिप्पणी अपमानजनक ना हो : – ई-मेल अनौपचारिक हो या औपचारिक हो ध्यान रखें कि आपकी भाषा अपमानजनक नहीं होनी चाहिए और यदि आप इस तरह की ई-मेल प्राप्त करते हैं तो ना उस ई-मेल का जवाब दें और ना ही अगले व्यक्ति को उसे भेजें क्योंकि इस तरह की ई-मेल का आप के खिलाफ इस्तेमाल किया जा सकता है।

 

सन्देश को एडिट करें : – मेल भेजते समय अपनी ई-मेल को अवश्य एडिट करें इससे ई-मेल में गलती की संभावना कम हो जाती है व्यापारिक मेल में इन बातों का विशेष ध्यान रखा जाता है यदि आप औपचारिक ई-मेल लिख रहे हैं तो ध्यान रहे कि कोई भी व्याकरण से सम्बंधित गलती ना हो।

 

तुरंत जवाब दें : – बहुत बार ऐसा होता है कि ई-मेल प्राप्त होने पर आप उसको देख या पढ़ लेते हैं लेकिन उसका जवाब देना भूल जाते हैं। जवाब ना देने से उसका मतलब नकारना ही होता है। अगर मेल ऐसी है जिसका आप टाइम ना होने के कारण या अन्य कारणों से तुरंत जवाब नहीं दे पाए तो उस ई-मेल का जर्नल मैसेज डाल दीजिए

EX : – हमें आपकी मेल प्राप्त हो गई है हम जल्द ही इसका जवाब देंगे धन्यवाद। इसके बाद भी अगर आप ई-मेल का जवाब करना भूल गए तो सामने वाला आपको याद दिला देता है।

 
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ई-मेल का उपयोग क्या है ?

 

(i) हम दिन के किसी भी समय किसी भी व्यक्ति से संपर्क कर सकते हैं, और वह मेल पढ़ सकता है और अपनी सुविधानुसार प्रतिक्रिया दे सकता है।

(ii) ई-मेल को व्यक्ति के समय का सम्मान करने और अनावश्यक संचार से बचाता है।

(iii) यह बिना किसी लागत के किया जाता है यदि सिस्टम इंटरनेट से जुड़ा है।

(iv) ई-मेल का उपयोग संचार के साधन के रूप में किया जा सकता है जैसे एक विफलता या अपडेट की सूचना देना, निर्देशों और दिशानिर्देशों का पालन करने के लिए टीम की मदद करना, यात्रा के लिए रूट मैप, सफाई या अस्पताल में भर्ती होने के निर्देश और उपयोगकर्ता के लिए प्रासंगिक कुछ भी।

(v) शैक्षिक दृष्टि से, प्रवेश के लिए आवेदन करने, रिजल्‍ट प्राप्त करने और नौकरी के प्रस्ताव के लिए ई-मेल भेजे जा सकते हैं। 

(vi) यह संचार को सुचारू और सरल बनाने में मदद करता है।

 

ई-मेल लिखते समय निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना आवश्यक है

(i) सबसे पहले मेल को लॉग-इन करते हैं,तो एक नया पेज़ खुलता है। उसमें कम्पोज़ (+) बाईं ओर ऊपर दिखाई देता है। 

(ii) कम्पोज़ (+) पर क्लिक करने पर एक नया पेज़ दाईं तरफ खुलता है। 

(iii) दाएँ पेज़ पर सबसे ऊपर फ्रॉम (from), फिर to उसके निचे subject, उसके निचे सन्देश लिखने का स्थान रहता है। 

(iv) एक से अधिक लोगों को मेल भेजने के लिए अल्पविराम (,) देकर उसकी आई.डी. टाइप करके भेज सकते हैं। 

(v) सब्जेक्ट में ई-मेल का विषय संक्षेप में लिखते हैं।

(vi) cc का अर्थ है कार्बन कॉपी। आप जितने लोगों को ई-मेल भेजोगे, उनको जब ई-मेल प्राप्त होगा, तब उनमें से किस-किस को वह मेल भेजा गया है उसकी सूची दिखाई देगी। 

(vii) Bcc का अर्थ है ब्लाइंड कार्बन कॉपी। इसमें आप एक से अधिक लोगो को मेल भेज सकते हो, किन्तु Bcc किसे भेजी गई, उनकी लिस्ट नहीं दिखाई देगी। 

(viii) मेल सेंड होने पर भेजने वाले को मैसेज सक्सेसफुली सेंड दिखाई देगा।

(ix) अगर आपको मैसज, पीडीऍफ़ फाइल, पावरपॉइंट एवं वीडियो को भेजना है तो उसके लिए अटेचमेंट फाइल पर क्लिक करके भेज सकते हैं।
 
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ई-मेल लेखन का प्रारूप  – Email Lekhan Format

प्रेषक (From) : मेल भेजने वाले का ई-मेल पता। 

प्रेषिती (To) : मेल प्राप्त करने वाले का ई-मेल पता। 

CC : कार्बन कॉपी

BCC : Blind Carbon Copy

विषय : यहाँ ई-मेल का विषय संक्षेप में लिखते हैं। 

अभिवादन : जिसे ई-मेल लिखा जा रहा है उसके आदर स्वरूप शब्द लिखा जाता है। जैसे प्रिय, महोदय आदि। 

मुख्य विषय वस्तु : विषय से संबंधित विस्तार से विषय लिखा जाता है। 

समापन : कथन समाप्त करना

अटैचमेंट ज्वाइन करें : पीडीएफ, इमेज जैसी फाइल अटैच करना 

हस्ताक्षर : प्रेषक का नाम, संकेत, आदि

 

प्रेषक : यहाँ आपको अपना ई-मेल पता दर्ज करना होता है। अर्थात जो ई-मेल भेजने वाला है उसका ई-मेल पता यहाँ भरना होता है।

 

प्रेषिती : यहाँ आपको ई-मेल प्राप्त करने वाले का ई-मेल एड्रेस डालना होगा। अगर आप किसी कंपनी को ई-मेल करना चाहते हैं, तो आपको उस कंपनी का ई-मेल एड्रेस भरना होगा।

 

CC (कार्बन कॉपी) : जब आप एक ही ई-मेल दो या दो से अधिक ई-मेल पते पर भेजना चाहते हैं तो कार्बन कॉपी का उपयोग किया जाता है। मतलब आप एक से अधिक रिसीवर को एक ही संदेश भेजने के लिए कार्बन कॉपी का उपयोग कर सकते हैं।

 

BCC (ब्लाइंड कार्बन कॉपी) : BCC का मतलब होता है – ब्लाइंड कार्बन कॉपी। कार्बन कॉपी की तरह ही इसका भी उपयोग एक से ज्यादा लोगो के मेल भेजने के लिए किया जाता है। लेकिन ब्लाइंड कार्बन कॉपी में लिखा हुआ ई-मेल एड्रेस, प्रेषिती (to) में और कार्बन कॉपी द्वारा ई-मेल प्राप्त करने वाले ब्लाइंड कार्बन कॉपी का ई-मेल एड्रेस नहीं देख सकते।

 

साधारण शब्दों में – आप एक साथ तीन ई-मेल भेज रहे है लेकिन किसी एक पर्सन के ई-मेल को छुपाना है तो उसका ई-मेल ब्लाइंड कार्बन कॉपी बॉक्स में लिखे। ताकि प्रेषिती (To) में और कार्बन कॉपी ई-मेल प्राप्तकर्ता ब्लाइंड कार्बन कॉपी का ई-मेल एड्रेस नहीं देख पाएंगे।

 

Subject (विषय) : आप ई-मेल क्यों लिख रहे हैं, आपको उसका विषय लिखना होगा। ताकि प्राप्त कर्ता पहले यह समझ लें कि आपने ई-मेल क्यों भेजा है।

 

अभिवादन : एक अनौपचारिक पत्र में, अभिवादन का अधिक उपयोग किया जाता है। अगर आप अपनी बहन को ई-मेल लिख रहे हैं तो आप प्यारी बहन लिख सकते हैं। 

 

मुख्य विषय : मुख्य विषय में, आपको एक विस्तृत विषय लिखना होगा। परिचय, बात और निष्कर्ष मुख्य विषय में शामिल हैं।

 

फ़ाइल जोड़ें (Attachment) : यहाँ आप पीडीएफ फाइल, चित्र, या अन्य दस्तावेज संलग्न कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने किसी पाठ्यक्रम की पीडीएफ फाइल डाउनलोड की है, तो आप इसे ई-मेल में संलग्न कर सकते हैं और इसे अपने मित्र को भेज सकते हैं।

 

हस्ताक्षर : आखिरी में, हस्ताक्षर लाइन लिखना आवश्यक है। अथवा आप अपना नाम लिख सकते हैं।

 
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ई-मेल लेखन के कुछ उदाहरण  – Email Lekhan Examples

 

(1) अपने मित्र को अपनी जन्मदिन की पार्टी के लिए निमंत्रण देने हेतु लगभग 100 शब्दों में ई-मेल लिखिए।

 

प्रेषक (From) : xyz@abc.com

प्रेषिती (To) : def@gmail.com

CC : आवश्यकता अनुसार 

BCC : आवश्यकता अनुसार 

विषय : पार्टी का निमंत्रण

अभिवादन : प्रिय राकेश

 

मुख्य विषय वस्तु : मुझे लगता है कि आपको मेरा जन्मदिन याद होगा। इसलिए मुझे आपको यह बताते हुए बहुत खुशी हो रही है कि 10 जुलाई की तारीख स्टार हॉल में जन्मदिन की पार्टी है। जिसका समय रात में 10 से 12 बजे तक है।

समापन : आपको इस बर्थडे पार्टी में जरूर आना है।

अटैचमेंट ज्वाइन करें : आवश्यकतानुसार

हस्ताक्षर : मुकेश

 

(2) शर्मा सोसाइटी के मुख्य सीवर की मुरम्मत हेतु लगभग 100 शब्दों में ई-मेल लिखिए। 

 

प्रेषक (From) : mukesh@gmail.com

प्रेषिती (To) : abc@gmail.com

CC :  आवश्यकता अनुसार 

BCC : आवश्यकता अनुसार

विषय : सीवर मरम्मत के लिए अनुरोध हेतु

अभिवादन : महोदय जी 

 

मुख्य विषय वस्तु : शर्मा सोसाइटी का मुख्य सीवर टूट गया है, जिसके कारण नाले का गंदा पानी सड़क पर आ गया है। बहुत ज्यादा गंदगी और बदबू फैल रही है। इसलिए मैं आपसे अनुरोध करता हूँ कि कृपया इस नाले की मरम्मत करवाएं।

 

समापन : मुझे आशा है कि आप इस मरम्मत को जल्द से जल्द पूरा कर लेंगे।

अटैचमेंट ज्वाइन करें : आवश्यकतानुसार 

हस्ताक्षर : सुरेश 

 
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